Administratorem danych osobowych przekazanych w formularzu zgłoszeniowym jest Fundacja ADIUVAME. Dane osobowe są przetwarzane w celu przyjęcia i analizy zgłoszenia, w celu kontaktu z osobą zgłaszającą, w celu realizacji działań w ramach Programu Rzecznictwa – wyłącznie w zakresie ustalonym z osobą zgłaszającą. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do przyjęcia zgłoszenia i udzielenia odpowiedzi. Dane osobowe nie są przekazywane podmiotom trzecim, chyba że osoba zgłaszająca wyrazi na to wyraźną zgodę lub obowiązek taki wynika z przepisów prawa.

Fundacja ADIUVAME nie wymaga podawania danych umożliwiających bezpośrednią identyfikację dziecka (imię, nazwisko, PESEL). Jeśli osoba zgłaszająca dobrowolnie przekaże informacje dotyczące dziecka: dane te są przetwarzane wyłącznie w celu zrozumienia sytuacji i udzielenia wsparcia, Fundacja dokłada szczególnej staranności w ochronie danych dzieci, dane te nie są wykorzystywane do żadnych innych celów.

Dane przekazane w zgłoszeniach są przechowywane: przez czas niezbędny do realizacji zgłoszenia, nie dłużej niż wynika to z celów Programu Rzecznictwa, a w przypadku braku dalszych działań – przez okres umożliwiający kontakt zwrotny i zamknięcie sprawy. Po tym czasie dane są usuwane lub anonimizowane.

Osoba zgłaszająca ma prawo do: dostępu do swoich danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, cofnięcia zgody w dowolnym momencie, żądania usunięcia danych.

Wszystkie zgłoszenia kierowane do Fundacji ADIUVAME są traktowane jako poufne. Oznacza to, że: treść zgłoszenia nie jest przekazywana instytucjom ani osobom trzecim bez wiedzy i zgody osoby zgłaszającej, Fundacja nie podejmuje żadnych działań „w imieniu rodziny” bez jej zgody, informacje przekazane w zgłoszeniu służą wyłącznie pracy nad daną sprawą.

Za wyraźną zgodą osoby zgłaszającej, zgłoszenie może zostać wykorzystane: w formie anonimowej, w opracowaniach, analizach i raportach, do identyfikowania problemów systemowych w pieczy zastępczej. W takich przypadkach: usuwane są wszelkie dane umożliwiające identyfikację osoby lub dziecka, zgłoszenie nie jest publikowane w formie umożliwiającej rozpoznanie konkretnej sytuacji.

Zgłoszenie problemu nie oznacza automatycznego podjęcia interwencji, nie stanowi zobowiązania Fundacji do określonych działań i nie jest równoznaczne z reprezentacją rodziny wobec instytucji lub sądu. Każde działanie podejmowane jest dopiero po indywidualnym ustaleniu zakresu wsparcia.

Fundacja ADIUVAME nie reprezentuje rodzin przed sądami ani organami administracji, nie zastępuje lekarza, psychologa ani innych specjalistów prowadzących leczenie lub terapię dziecka. W przypadku potrzeby specjalistycznej pomocy Fundacja informuje o tym osobę zgłaszającą i wskazuje możliwe kierunki dalszego wsparcia.